Let op voor deze valkuilen!

Bij To The Point Events doen wij er alles aan om onze klanten te ontzorgen. Wil u zelf aan de slag gaan, hou dan bij de organisatie van uw volgend event zeker rekening met onderstaande zeven valkuilen. Hebt u daarna nog vragen? Dan staat To The Point Events u graag bij met raad en daad.

1. Registratie
Uw save the date, uitnodiging en registratiemoment zijn de eerste contactmomenten met uw gasten. Zorg voor een vlot verloop van dit proces, om de gasten met een goed gevoel naar uw event te laten uitkijken.

2. Bereikbaarheid
Aan files onderweg naar uw event kan u niets doen. Wel aan een slecht gesignaliseerde parking of verkeersoponthoud aan de betreffende inrit. Pols bij uw gekozen eventlocatie naar hun ervaringen en… ook belangrijk… verwijder na uw event alle aangebrachte signalisatie.

3. Queuing
Een check-in-proces op uw event hoort vlot te verlopen, zodat gasten niet nodeloos moeten aanschuiven. Denk dus op voorhand goed na over de nodige flow. Geef naambadges pas na een eventuele vestiaire, verplaats bottle-necks zoals een persoonlijk welkom door de CEO of een drankenpunt wat dieper in de zaal om een vlotte doorstroom te garanderen.

4. Timing
We kennen het allemaal, sprekers die een half uur babbelen in plaats van de voorziene vijf minuten, artiesten die net te laat op het podium staan, … In deze digitale tijden hebben al uw gasten de timing van uw event op hun smartphone staan en merk je dat iedereen ongeduldig op zijn stoel begint te schuifelen als de opening van het buffet op zich laat wachten. Neem op voorhand dus zeker de timing, speeches en rollen duidelijk door met alle betrokken partijen om verrassingen uit te sluiten.

5. Crew voor op- en afbouw
Feesten is leuk. Om op voorhand de tent of het meubilair te plaatsen kan u vast en zeker op de nodige helpende handen rekenen. Maar waar zijn diezelfde handen ‘s nachts na afloop van uw event? Denk op voorhand goed na over zowel de timing van uw op- als afbouw en duid voor iedere werkpost een verantwoordelijke aan. Opgelet! De meeste taken nemen vaak 10% meer tijd in beslag dan oorspronkelijk geschat!

6. Last-minute of last-second?
Steeds meer bepalen drukke agenda’s van uw stakeholders de aanwezigheid op uw event. Cateraars willen 7 dagen op voorhand al weten voor hoeveel volk ze moeten bestellen, maar uw gasten willen tot de avond op voorhand kunnen afmelden zonder kosten. Overweeg het rekenen van een no-show-fee, of hou rekening met mindere aantallen in uw bestelling van de catering.

7. Afvalbeheer
Wat doe je na het event met al je afval? Allemaal samen in één container? Of alles mooi uitsorteren en recycleren? En hoe krijg je dat allemaal in die container? Hoe groot moet die container zijn? Vermijd dat je je eigen wagen moet opofferen als vuilniswagen en zorg voor voldoende zakken! Waarom maak je de inzameling niet tot een interactief geheel?